Yazılım Yaptırmak İstiyorum: Süreç, Maliyet ve Firma Seçimi

Excel tabloları büyüdü, aynı bilgi üç ayrı yere giriliyor, siparişler WhatsApp mesajlarında kayboluyor ve hazır programlar tam olarak sizin işleyişinize uymuyor. "Yazılım yaptırmak istiyorum" noktasına genellikle böyle gelinir. Bu yazıda bir işletmenin kendine özel program yaptırmadan önce bilmesi gerekenleri sırasıyla anlatıyoruz.

Önce sorun: hazır yazılım işinizi görüyor mu?

Her sorun özel yazılım gerektirmez. Muhasebe, ön muhasebe, standart stok takibi gibi işler için piyasada olgun hazır ürünler var ve çoğu zaman daha ekonomik. Özel yazılım şu durumlarda anlam kazanıyor:

• İş akışınız sektörünüze özgü ve hazır programlara uyması için sürecinizi bozmanız gerekiyorsa.
• Birden fazla programı (muhasebe, e-ticaret, kargo, üretim) birbirine bağlamanız gerekiyorsa.
• Bayilerinize, sahadaki ekibinize ya da müşterilerinize kendi sisteminizden erişim vermek istiyorsanız.
• Kullanıcı başına ödenen lisans ücretleri büyüdükçe toplam maliyet özel çözümü geçiyorsa.

Doğru başlangıç sorusu "hangi yazılımı yaptıralım" değil, "hangi işte zaman ve para kaybediyoruz" sorusudur.

En sık yaptırılan yazılım türleri

• Stok ve sipariş takibi: depo, raf, seri numarası, sipariş durumu ve sevkiyat.
• Bayi / B2B sipariş sistemi: bayiye özel fiyat, stok görünümü, online sipariş ve cari hesap.
• Teklif ve satış takibi (CRM): müşteri görüşmeleri, teklifler, hatırlatmalar.
• Servis ve iş emri takibi: cihaz kabul, durum bildirimi, teknisyen ataması, teslim.
• Üretim planlama: iş emirleri, makina doluluğu, fire ve maliyet.
• Randevu ve rezervasyon: takvim, hatırlatma mesajı, ödeme.

Süreç nasıl işler?

1. Dinleme ve analiz: Mevcut işleyiş yerinde ya da çevrimiçi olarak dinlenir; kim ne giriyor, ne çıktı alıyor, nerede tıkanıyor.
2. Kapsam ve öncelik: İhtiyaçlar "olmazsa olmaz" ve "sonra eklenebilir" diye ayrılır. İlk sürüm küçük tutulur.
3. Ekran tasarımı: Kodlamaya geçmeden önce ana ekranlar çizilir, kullanacak kişilerle birlikte gözden geçirilir.
4. Geliştirme ve ara teslimler: Parça parça teslim edilir; her teslimde gerçek veriyle denenir.
5. Veri aktarımı ve eğitim: Eski Excel ya da programdaki veriler aktarılır, kullanıcılar eğitilir.
6. Canlıya geçiş ve bakım: İlk haftalar yakın takip, sonrasında bakım ve yeni geliştirmeler.

Maliyeti ne belirler?

• Ekran ve işlem sayısı: kaç farklı ekran, kaç farklı rol.
• Entegrasyonlar: muhasebe, e-fatura, kargo, e-ticaret, pazaryeri bağlantıları.
• Platform: yalnız tarayıcıdan mı, ayrıca mobil uygulama mı?
• Veri aktarımı: eski verinin temizlenip aktarılması.
• Barındırma ve bakım: sunucu, yedekleme, güncelleme ve destek.

Kapsam belirsizken verilen "götürü" rakam proje ilerledikçe ya değişir ya da kalite düşer. Önce kapsamı yazılı netleştirip, ilk sürümü küçük tutmak hem bütçeyi hem riski kontrol altında tutar.

Sözleşmede mutlaka olması gerekenler

• Kaynak kodun sahipliği: Kod size mi teslim edilecek, kullanım hakkı mı verilecek? Bu fark ileride firmayla yollarınız ayrıldığında belirleyici olur.
• Verinin yeri: Veriler nerede tutulacak, kim erişebilecek, yedek nasıl alınacak? Kişisel veri işleniyorsa KVKK yükümlülükleri de planlanmalı.
• Kabul kriterleri: Bir modülün "bitti" sayılması için neyin çalışması gerektiği.
• Bakım ve hata giderme: Teslim sonrası hangi süre içinde, hangi ücretle müdahale edileceği.
• Değişiklik yönetimi: Proje sırasında gelen yeni isteklerin nasıl fiyatlandırılacağı.

Yazılım firması seçerken

1. Benzer bir işi daha önce yaptılar mı? Ekran görüntüsü değil, mümkünse çalışan sistemi görün.
2. Sizi dinlemeden fiyat veriyorlar mı? Dinlemeden verilen fiyat, ihtiyacı anlamadan verilmiş fiyattır.
3. Ara teslim yapıyorlar mı, yoksa aylar sonra tek seferde mi teslim ediyorlar?
4. Kodu ve dokümantasyonu teslim ediyorlar mı?
5. Teslimden sonra kim destek veriyor?

"Yapay zekâya program yazdırmak" yeterli mi?

Yapay zekâ araçları küçük betikler ve fikir denemeleri için gerçekten hızlı. Ama işletmenin her gün kullanacağı, birden fazla kişinin aynı anda veri girdiği, yedeklenmesi, güvenliği ve bakımı gereken bir sistemde; kodu kimin anlayıp sürdüreceği, verinin nasıl korunacağı ve hatanın kimin sorumluluğunda olduğu soruları yapay zekâ ile çözülmüyor. Bu konuyu yapay zekâya site yaptırmak yazısında da ele aldık.

Özet

Yazılım yaptırmak istiyorsanız önce kaybettiğiniz zamanı ve parayı tarif edin, ilk sürümü küçük tutun, kodun ve verinin sahipliğini sözleşmeye yazın ve ara teslimlerle ilerleyen bir ekip seçin. Bu dört kural, özel yazılım projelerinde yaşanan sorunların büyük kısmını baştan önler.

Süreçlerinizi birlikte dinleyip neyin yazılıma dönüşmesi gerektiğini konuşmak isterseniz bize yazın. Yaklaşımımızı özel yazılım geliştirme sayfamızda bulabilirsiniz.